воскресенье, 27 ноября 2011 г.

ПРЕОДОЛЕНИЕ БАРЬЕРОВ НЕПОНИМАНИЯ

Проанализировав структуру и механизмы общения, рассмотрим основные причины ошибок и затруднений в повседневном общении, а также основные способы преодоления создаваемых нами же коммуникативных барьеров.

В общении всегда участвуют, по крайней мере, двое. Каждый одновременно и воздействует и подвергается воздействию. Условно договоримся разделить эти функции и выделить говорящего (тот, кто воздействует) и слушающего (тот, на кого воздействуют), понимая, что каждый в общении одновременно или попеременно является и тем, и другим. Если у нас есть говорящий и слушающий, то кто же из них несет ответственность за успех общения? Если обратиться к собственному опыту общения, то сразу становится ясно, что в большинстве ситуаций «ответственность» несет говорящий. Это он «виноват», если не смог привлечь внимание к главному, если собеседник не услышал, не понял, не запомнил. Это он, говорящий, не постарался, «не обеспечил» эффективность. Иными словами, слушающий — пассивная сторона, а говорящий — активная, именно он должен обо всем заботиться, а со слушающего «взятки гладки».

Между тем успех общения — дело общее: и говорящий, и слушающий могут внести свой вклад в повышение продуктивности общения. Существуют ситуации, когда, вопреки нашим обычным представлениям, именно от слушающего зависит успешность взаимодействия. Например, когда мы разговариваем с маленьким ребенком, мы прилагаем массу усилий, чтобы адекватно понять то, что он говорит (а говорит он неправильно, непонятно и неизвестно про что). И мало кому придет в голову, что ребенок должен говорить так, чтобы мы его поняли. Наоборот, каждый понимает, что успех общения зависит от того, как мы слушаем (т.е. наших усилий), ответственность в данном случае лежит на нас.

Представляя основные способы преодоления коммуникативных барьеров, можно использовать данные очень многих исследований. Мы будем рассматривать их в соответствии с классификацией видов контрсуггестии, разработанной Б. Ф. Поршневым.

Преодоление избегания

Первым видом защиты от воздействия является избегание — избегание контакта, слышания и видения тех, кто может воздействовать. В обыденной жизни, в повседневном общении оно предстает в форме невнимания. Ведь действительно, если, разговаривая с другом, мы думаем о своем, «пропуская» то, что он говорит, то это не что иное, как избегание воздействия. И если, сидя на лекции, мы читаем постороннюю книгу и соответственно уделяем мало внимания лекции, то это тоже самоустранение от воздействия. Поэтому борьба с этим видом контрсуггестии включает в себя управление вниманием партнера, аудитории, собственным вниманием.

Управление вниманием далеко не всегда требует специальных знаний и проведения научных исследований. Все без исключения люди, если им надо кого-нибудь позвать на улице или в лесу, громко кричат, хотя вряд ли они ясно понимают, почему внимание привлекается интенсивным физическим стимулом. Если молодой человек, чтобы привлечь к себе внимание, делает какую-то невероятную прическу, например выбривает полголовы, он совсем не обязательно осознает роль контрастности стимула в привлечении внимания.

Но если мы управляем собой или другим без знаний, по «наитию», то, конечно, возможны ошибки, вероятно и неполное использование наших возможностей. Так, войдя в «гудящую» от разговоров аудиторию, неопытный лектор будет стараться перекричать шум, не подозревая о том, что тот же эффект может быть вызван и очень тихой речью.

Способы управления вниманием в общении чаще всего изучались в русле исследований по психологии массовых коммуникаций, когда необходимо управлять вниманием не одного человека, а многих слушающих — некоторой аудиторией. Однако, несмотря на это, те же приемы можно использовать в других видах межличностного общения.

Итак, в любом общении важно, во-первых, чтобы внимание слушающего было привлечено к говорящему и к тому, что он говорит, а во-вторых, чтобы внимание это было постоянным, не рассеивалось. Только в этом случае можно повысить успешность общения. Следовательно, и говорящий, и слушающий должны уметь решать задачи по управлению вниманием — привлечения внимания и его поддержания.

Привлечение внимания

Психологические исследования показывают, что внимание может привлекаться внешними и внутренними факторами. Внешние — это новизна (неожиданность), интенсивность и физические характеристики сигнала, внутренние — это те, которые определяются актуальностью, значимостью, важностью сигнала для человека в зависимости от его намерений и целей в данный момент.

Первым из наиболее действенных приемов привлечения внимания является тот, который условно называется приемом «нейтральной фразы». Суть его сводится к тому, что в начале выступления произносится фраза, прямо не связанная с основной темой, но зато наверняка по каким-то причинам имеющая значение, смысл, ценность для всех присутствующих и поэтому «собирающая их внимание». Выдающийся русский юрист и прекрасный оратор А.Ф.Кони писал об этом приеме: «Внимание возбуждается просто интересным (интересующим) и близким к тому, что, наверно, переживал или испытывал каждый. Значит, первые слова лектора должны зацепить внимание. Этих зацепляющих крючков — вступлений может быть очень много: что-нибудь из жизни, что-нибудь неожиданное, какой-нибудь парадокс, какая-нибудь странность. Начало должно быть в соответствии с аудиторией», — настаивает А.Ф. Кони. Однако существует огромное количество примеров, когда удачная «нейтральная фраза» опирается и на внешние факторы — на новизну, неожиданность, интенсивность начала. Это могут быть слова, сказанные намеренно громко или «чужим» голосом, могут быть и действия, привлекающие внимание своей экстравагантностью.

Вторым приемом привлечения и концентрации внимания является так называемый прием «завлечения». Суть его заключается в том, что говорящий вначале произносит нечто трудно воспринимаемым образом, например, очень тихо, очень непонятно, слишком монотонно или неразборчиво. Слушающему приходится предпринимать специальные усилия, чтобы хоть что-то понять, а эти усилия и предполагают концентрацию внимания. В результате говорящий «завлекает» слушающего «в свои сети». В этом приеме говорящий как бы провоцирует слушающего самого применить способы концентрации внимания и потом их использует. Вот что пишет по поводу этого приема выдающийся советский театральный режиссер и актер С.М.Михоэлс: «Издавна существует в актерской практике речевой прием, который я бы назвал приемом "вокальной спирали". Пользуясь этим приемом, актер начинает монолог совсем тихо и, постепенно усиливая голос, идет на своеобразное вокальное крещендо». В данном случае при «завлечении» используются внешние факторы — интенсивность (громкость) голоса.

Еще одним важным приемом «сбора» внимания является установление зрительного контакта между говорящим и слушающим. Очень многие пользуются этим приемом, зная его силу, они «обводят аудиторию взглядом», смотрят пристально на кого-нибудь одного, фиксируют взглядом нескольких человек в аудитории и кивают им и т.д. Установление зрительного контакта — прием, широко используемый в любом общении,— не только в массовом, но и в личном, интимном, деловом и т.д. Пристально глядя на человека, мы привлекаем его внимание, постоянно «уходя» от чьего-то взгляда, мы показываем, что не желаем общаться, любой разговор начинается со взаимного зрительного контакта.

Поддержание внимания

Вторая задача управления вниманием — поддержание его во время всего общения. Умение поддерживать внимание, по сути, связано с осознанием тех же факторов, которые использовались при привлечении внимания, но на этот раз — это борьба с тем, чтобы внимание другого отвлекалось какими-то «чужими», не от нас исходящими стимулами.

Внимание слушающего может быть отвлечено любым посторонним по отношению к данному взаимодействию стимулом — громким стуком двери, визгом тормозов проезжающей за окном машины, интересным разговором соседей, сменой освещения (лампочка погасла или тучка закрыла солнце), ярким плакатом на стене, собственными размышлениями не по теме и т.д. Первая группа приемов поддержания внимания в сущности сводится к тому, чтобы по возможности исключить все посторонние воздействия, максимально «изолироваться» от них. Поэтому эту группу можно назвать приемами «изоляции». Когда мы хотим спокойно поговорить с кем-то, мы отводим его в сторону (от возможных отвлекающих воздействий), уединяемся (чем меньше людей вокруг, тем больше мы можем уделить внимания друг другу). Всем известно, как тяжело и малоуспешно общение «под телевизор» или среди всеобщего (например застольного) разговора. Поэтому все конкретные способы «изоляции» в целом повышают успех общения.

Если, с точки зрения говорящего, максимум, что он может сделать — это изолировать общение от внешних факторов, то для слушающего актуально и умение изолироваться от внутренних факторов. Чаще всего помехи выражаются в том, что собеседник, вместо того чтобы внимательно слушать говорящего, занят подготовкой собственной реплики, обдумыванием аргументов, додумыванием предыдущей мысли собеседника или же просто ожиданием конца его речи, чтобы вступить самому. В любом из этих случаев результат один — внимание слушающего отвлекается на себя, «внутрь», он что-то пропускает, и продуктивность общения падает. Поэтому приемом «изоляции» для слушающего являются навыки собственного слушания, умения не отвлекаться на свои мысли и не терять информацию.

Еще одна группа приемов поддержания внимания — это приемы «навязывания ритма». Внимание человека постоянно колеблется, как бы мерцает, и если специально не прилагать усилий к тому, чтобы все время его восстанавливать, то оно неотвратимо будет ускользать, переключаться на что-то другое. Особенно способствует такому отвлечению монотонное, однообразное изложение. Когда наш собеседник говорит монотонно, без выражения, «как пономарь», то даже заинтересованный слушатель с трудом удерживает внимание, и чем больше он пытается удержать его, тем сильнее клонит в сон. Преодоление такого рода препятствий заключено в попытке говорящего «взять в свои руки» колебания внимания слушающего. Именно здесь и применяются приемы «навязывания ритма». Постоянное изменение характеристик голоса и речи наиболее простой способ задать нужный ритм разговора. Говоря то громче, то тише, то быстрее, то медленнее, то выразительнее, «с нажимом», то скороговоркой, нейтрально, говорящий как бы навязывает слушающему свою последовательность переключения внимания, не дает ему возможности расслабиться на монотонном отрезке и что-то пропустить.

Следующая группа приемов — так называемые «приемы акцентировки». Они применяются в тех случаях, когда надо особо обратить внимание партнера на определенные важные моменты в сообщении, ситуации и т.п. «Приемы акцентировки» условно можно разделить на прямые и косвенные. Прямая акцентировка достигается за счет употребления различных служебных фраз, смысл которых и составляет привлечение внимания, таких, например, как «прошу обратить внимание», «важно отметить, что...», «необходимо подчеркнуть, что...» и т.д. и т.п. Косвенная акцентировка достигается за счет того, что места, к которым нужно привлечь внимание, выделяются из общего «строя» общения за счет контраста — они «организуются» таким образом, чтобы контрастировать с окружающим фоном и поэтому «автоматически» привлекать внимание.

Управление вниманием в общении — важная задача не только для говорящего, но и для слушающего. Если эффективность воздействия на него существенна, если он хочет услышать и увидеть именно то, что говорит и делает говорящий, а не что-то другое, он должен уметь управлять своим вниманием. Этому служат разнообразные приемы так называемого «активного слушания», которое будет описано дальше.

Использование феномена авторитета

По критерию авторитетности человек решает вопрос о доверии к собеседнику. Если он признается неавторитетным, его воздействие не будет иметь успеха, если же авторитет есть — тогда коммуникация будет успешной. Очевидно, что если говорящий добьется присвоения себе авторитета, то это будет ключом к успешному воздействию.

Обычно принято считать, что авторитетность источника информации может устанавливаться после определения таких его параметров, как надежность, компетентность, привлекательность, искренность, полномочия, объективность. Надежность источника — это собственно и есть авторитетность. Чем больше человек доверяет собеседнику, тем больше его надежность. Этот показатель складывается из компетентности и объективности, определяемой как незаинтересованность — чем меньше слушающий думает, что его хотят убедить, тем больше он доверяет говорящему. Безусловно подтверждается тот факт, что чем надежнее (авторитетнее) говорящий, тем выше успех коммуникации в целом. Мало того, эта характеристика влияет на восприятие всех элементов сообщения. Так, эксперименты Бауэра, Ховленда, Джаниса и Келли показали, что одно и то же сообщение оценивалось аудиторией как более или менее объективное, логически стройное, фактически обоснованное и даже грамматически правильное в зависимости от того, кому приписывалось его авторство — авторитетному человеку или нет.

Но самый интересный факт, выявленный в исследованиях влияния авторитета, состоит в следующем. Оказалось, что если слушающий доверяет говорящему, то он очень хорошо воспринимает и запоминает его выводы и практически не обращает внимания на ход рассуждений. Если же доверия меньше, то и к выводам он относится прохладнее, зато очень внимателен к аргументам и ходу рассуждения. Очевидно, что при разных целях коммуникации необходимо по-разному управлять доверием слушающего. Так, при обучении лучше иметь «средний» авторитет, а при агитации — высокий.

Что касается привлекательности и статуса говорящего, а также согласия, то эти характеристики позволяют определить социальное происхождение человека, определить, «свой» он или «чужой», и, конечно же, чем более «свой» говорящий, тем успешнее его влияние. Основным механизмом воздействия здесь является использование чувства общности «мы». Поэтому тот, кто хочет убедить, должен в первую очередь демонстрировать общность интересов и целей со слушателями, показывать, что он «свой».

Таким образом, не только внешние условия важно учитывать в поисках основ доверия слушающего к говорящему, но и то, насколько слушающий соотносит говорящего с собой, насколько считает его своим, представителем своей общности. Мы считаем это наиболее важным условием преодоления любого барьера.

Следующим могучим барьером на пути воздействия является непонимание. Рассмотрим последовательно отдельные уровни непонимания.

Преодоление фонетического барьера

Вряд ли кого-нибудь удивит совет: для того чтобы быть правильно понятым, надо говорить внятно, разборчиво, достаточно громко, избегать скороговорки и т.д. Для каждого вполне ясно, что выполнение такого рода условий улучшает «проходимость» информации, оптимизирует коммуникацию. В общении каждый, насколько это возможно, стремится их выполнять. Однако, кроме перечисленных общих пожеланий, можно указать и некоторые вполне конкретные закономерности восприятия речи другого, которые помогут определить, что такое «лучшая» фонетика в каждом отдельном случае. Такого рода закономерности выявлены в многочисленных экспериментах, посвященных изучению различных физических характеристик коммуникации — темпа и скорости речи, качества дикции и произношения и т.д.

Рассмотрим оптимальные значения параметров наиболее полного восприятия. Например, какова оптимальная скорость речи? Оказалось, что она зависит от многих переменных. От степени знания языка — чем хуже знает человек язык, тем медленнее надо говорить (маленькие дети, к примеру, очень плохо понимают быструю речь). Оптимальная скорость речи зависит и от степени знакомства с содержанием — чем хуже человек знает предмет обсуждения, тем медленнее надо говорить. На восприятие быстрой или медленной речи влияют: образование (чем оно выше, тем лучше слушающий понимает быструю речь), принятые нормы (в разных странах говорят с различной скоростью), возраст, индивидуальные особенности. Разумеется, многие учитывают эти особенности интуитивно, но иногда это надо делать осознанно. Особенно, если предстоит разговор не с одним человеком, а с большой аудиторией: скажем, люди пожилые поймут хуже быструю речь, а молодые — медленную.

Кроме того, для преодоления фонетического барьера необычайно важна обратная связь. В конкретном общении оптимальную скорость речи или дикцию можно установить по ходу дела, опираясь на реакцию слушателя.

Но, конечно, самым важным является просто не забывать о существовании этого барьера. Практически у каждого человека хватит опыта и знаний, чтобы преодолеть этот барьер, если он будет относиться к нему со вниманием.

Преодоление семантического барьера

Семантический барьер является следствием несовпадения тезаурусов людей. В силу того, что каждый человек имеет неповторимый индивидуальный опыт, он имеет и неповторимый тезаурус. В определенном смысле вообще принципиально невозможно наличие одинаковых тезаурусов у разных людей. Но из этого не следует, что невозможно и взаимопонимание. Конечно, в любом общении в процессе понимания всегда есть какое-то несоответствие — каждое слово, каждое сообщение будет иметь для воспринимающего чуть-чуть другой, новый смысл. Однако важно, чтобы это «чуть-чуть» не превращалось в «совсем». Если человек понял совсем не то, что ему сказали, то можно говорить о семантическом барьере и о неэффективной коммуникации. Что же позволяет преодолеть этот барьер?

Прежде всего это возможно при более полном представлении о тезаурусе партнера. В сущности в этом нет ничего невозможного — мы постоянно учитываем тезаурус партнера в общении, хотя и делаем это непроизвольно. Вряд ли кто-нибудь в беседе с ребенком будет употреблять специальные термины — очевидно, что он их не поймет. Объясняя какую-нибудь специальную проблему непрофессионалу, мы также будем стараться говорить на доступном его пониманию языке. Многочисленные ошибки в коммуникации связаны именно с недооценкой разности тезаурусов.

Мы постоянно недооцениваем разность тезаурусов, исходя из презумпции «все всё понимают, как я». Между тем правильно как раз обратное: все всё понимают по-своему. При таком подходе мы предпринимаем определенные усилия: либо говорим максимально просто, либо заранее договариваемся о понимании ключевых моментов. Именно так происходит в общении с детьми — единственной категорией партнеров, о которой мы точно знаем, что они все понимают не так, как мы. Такой же тактики надо придерживаться и в любом другом случае, если мы не хотим, чтобы нас понимали неправильно.

Преодоление стилистического барьера

Действие этого барьера сводится к тому, что стилевые характеристики сообщения могут препятствовать его восприятию. Если стиль коммуникации «плохой» — неуместный, слишком тяжелый, излишне легковесный, в общем не соответствующий содержанию, то слушающий его не понимает (или отказывается, не хочет понимать). Напомним, что стиль — это отношение формы сообщения к его содержанию, отсюда — преодоление данного барьера связано с соответствием формы содержанию. Иными словами, чтобы быть хорошо воспринимаемым, сообщение должно быть хорошо изложено, построено.

Для преодоления стилистического барьера необходимо уметь правильно структурировать передаваемую информацию. Важно также подчеркнуть, что хорошо структурированная информация не только лучше понимается, но и лучше запоминается, что тоже крайне важно для увеличения эффективности общения. Ведь действительно, одно дело запомнить ряд букв —"м, о, й, д, я, с, а, м, ы, х, ч, е, с, т, н, — попробуйте его заучить, сколько на это потребуется времени? Гораздо меньше времени нужно, чтобы запомнить ряд слов, даже не связанных, например: мой, правило, честный, дядя, самый. И наконец, совсем не представляет труда запомнить связную фразу: «Мой дядя самых честных правил, когда не в шутку занемог» и т.д. Если же подсчитать количество букв в этой фразе, то сразу станет очевидно, что «структурированные» буквы запоминаются гораздо успешнее.

Существует два основных приема структурирования информации в общении: правило рамки и правило цепи.

Суть первого правила состоит в том, что вся предназначенная для запоминания информация в общении, будь то разговор, лекция, доклад или даже просто эффектное появление, должна быть заключена в рамку, которая как раз и задает структуру. Рамку в общении создает начало и конец разговора. В начале должны быть указаны цели, перспективы, предполагаемые результаты общения, в конце должны быть подведены итоги, показана ретроспектива и отмечена степень достижения целей. Казалось бы, чего проще. Сколько раз мы начинали разговор с приятелем со слов «хочу поговорить с тобой о том, что...» и кончали его «итак, мы договорились, что...». Типичное начало любого выступления: «Задача нашего сегодняшнего разговора...» и типичный конец: «Итак, сегодня мы выяснили, что...». Однако, каким бы простым и общеизвестным правило рамки ни казалось, оно не является ни простым, ни часто употребляемым. Наоборот, приходится говорить о том, что очень часто неуспехи в общении связаны именно с отсутствием рамки, когда неизвестно, о чем говорят, неизвестно к чему приходят, и в результате никто абсолютно ничего не помнит, «о чем-то говорили, но о чем?».

Необходимость использования правила рамки прежде всего обосновывается простым психологическим законом работы памяти, открытым еще на заре научной психологии, в конце XIX в. Именно тогда немецкий психолог Герман Эббингауз установил так называемый фактор ряда: начало и конец любого информационного ряда, из чего бы он ни состоял, сохраняется в памяти человека лучше, чем середина. Наблюдение это старое и верное. Значит, соблюдая правило рамки, говорящий может быть уверен, что сама рамка запомнится, а в ней все самое главное — цели, планы, итоги, выводы.

Структурирование сообщения может осуществляться и за счет применения правила цепи. Если правило рамки осуществляет как бы «внешнее» структурирование общения, то правило цепи определяет «внутреннее» структурирование, задавая строение общения «изнутри». Применение данного правила связано с тем, что содержание общения не может быть бесформенной грудой разнообразных сведений, оно должно быть каким-то образом выстроено, соединено в цепь. Причем качество цепи может быть различным: простое перечисление «во-первых, во-вторых, в-третьих...»; цепь может быть ранговой — «сначала о главном... и, наконец, менее существенное»; логической — «если это, то тогда — то-то, раз мы согласны с этим, следовательно, это тоже верно». Любая цепь, упорядочивая, связывая, организуя содержание, как и рамка, выполняет сразу две работы. Во-первых, она позволяет улучшить запоминание, и, во-вторых, помогает структурировать информацию в соответствии с ожиданиями собеседника.

«Вид» цепи должен быть избран в зависимости от предпочтений слушающего. Для кого-то вполне удовлетворительной структурой будет просто перечисление, к примеру, фактов. Другого это не удовлетворит — необходимо будет указать взаимоподчиненность фактов. Для кого-то и этого мало — нужно, чтобы во всем была логика.

Слушать, чтобы услышать

Все понимают, что слушать можно по-разному. Качество слушания зависит от того, насколько слушающий заинтересован в успешном взаимопонимании партнеров. Разные люди в разной степени умеют это делать: про одних говорят, что они «умеют слушать», про других, что они «не умеют». Существенно, что первые — значительно более приятные партнеры в общении, чем вторые. Как говорил Лабрюйер: «Талантом собеседника отличается не тот, кто охотно говорит сам, а тот, с кем охотно говорят другие». А охотно говорят с теми, кто умеет слушать.

От чего зависит это умение? Очевидно, что в первую очередь от того, насколько важно для нас понять партнера. Американский исследователь общения Келли выделяет два основных вида слушания: (1) направленное, критическое слушание и (2) эмпатическое слушание. По мнению Келли, желаемая цель в обоих видах слушания одна — понять партнера и отнестись как-то к его сообщению. Однако пути достижения этой цели разные. В первом случае слушающий сначала критически анализирует сообщение, а потом уже его «понимает». В случае эмпатического слушания все происходит наоборот — сначала слушающий пытается понять, что говорит партнер, а уже потом проводит критический анализ.

Для сравнения этих двух видов слушания Келли приводит схему, где отмечает, что только эмпатическое слушание позволяет достичь полного взаимопонимания, а следовательно, только на его основе возможна успешная коммуникация. Эмпатическое слушание отличается от критического степенью активности защит (фильтров) слушающего. При эмпатическом слушании каналы воздействия открыты и защиты отключены, а при направленном слушании, наоборот, они активны. В основе типа слушания лежит определенная общая позиция по отношению к партнеру, и поэтому при эмпатическом слушании ослабляются все барьеры, а при критическом — все усиливаются. Однако возможно и такое слушание, когда воспринимающий сообщение определенным образом управляет собой и партнером, регулируя отдельные барьеры.

Вместе с тем эмпатическое слушание еще не дает полного и правильного взаимопонимания. Для этого необходимо не только не спешить с критикой и оценкой, но и уметь так построить общение, чтобы партнер мог как можно более полно раскрыть смысл своего сообщения. Положительный результат во взаимодействии по организации понимания достигается активным, или рефлексивным, слушанием. Активное слушание и есть, по существу, такая организация коммуникации, за счет которой партнеры лучше понимают друг друга: все более и более осмысленно говорят, проверяют и уточняют свое понимание, совместно выясняют степень его адекватности.

Выделяют четыре вида активных ответных реакций в общении, обеспечивающих рефлексивное слушание: 1) выяснение, 2) перефразирование, 3) отражение чувств и 4) резюмирование.

Выяснение представляет собой просто обращение к собеседнику за уточнением его слов, собственного понимания и т.д.

Перефразирование — это переформулировка того, что сообщают своими словами также с целью проверки понимания или же с целью направления разговора в нужную сторону (так как перефразирование может затрагивать не все сообщение, а только его часть). Перефразирование часто помогает не только слушающему, но и говорящему — лучше понять, что же он хотел сказать и что он в действительности сказал.

Адекватное понимание другого достижимо только в том случае, если партнеры понимают не только слова, но и чувства, состояния друг друга.

Отражение чувств партнера как прием рефлексивного слушания направлено на выяснение правильности понимания его эмоционального состояния. Слушая взволнованную и слегка бессвязную речь вашего коллеги, только что вышедшего с важного совещания, вы, желая лучше понять его и одновременно уяснить причину его волнения, можете сказать: «Мне кажется, что Вы чем-то очень раздражены (расстроены, воодушевлены)». Такое нейтральное отражение чувств часто очень оптимизирует коммуникацию — для говорящего оно показывает, что его понимают, он лучше осознает свое состояние и его причины, для слушающего часто проясняет суть происходящего.

Резюмирование — это подытоживание основных идей и чувств говорящего. Этот прием, по сути дела, является выяснением смысла действия, которое производится говорящим, кроме того, он очень помогает в таких разговорах, когда затрагивается несколько тем.

В тоже время само желание услышать и понять партнера без всякой специальной техники практически всегда приводит к улучшению взаимопонимания. И было бы правильным все же говорить не о том, что мы «не умеем слушать», как это часто бывает, а о том, что разного рода предубеждения приводят к тому, что мы слушать не хотим. О неумении слушать говорят в самых разных ситуациях. Обратимся к наиболее очевидным из них.

В общении с давно и хорошо знакомыми людьми нередко возникает иллюзия, что как-то особенно внимательно слушать их нет никакой необходимости, поскольку в силу многолетнего опыта общения мы наперед знаем все, что они могут сказать и подумать. Эта иллюзорная высокая предсказуемость поведения близких людей приводит нас к убеждению (а на самом деле — к предубеждению), что нет надобности пристально анализировать их слова, поскольку мы всегда заранее уверены, что все поймем правильно. Такая позиция в конце концов всегда приводит к потере важной информации и росту взаимного непонимания, что в любой момент может обернуться конфликтом. Вряд ли в таком случае следует укорять себя за «неумение» слушать — скорее нужно думать о слишком малом желании слушать, которое связано с некоторой душевной ленью, фиксированностью на собственных проблемах и невнимательностью к ближним.

Мы часто говорим о неумении слушать и тогда, когда наблюдая по телевизору или въяве различные общественные мероприятия и публичные дискуссии, убеждаемся, как накал страстей приводит их участников к полному взаимному отторжению оппонентов. Мы действительно часто наблюдаем, как «неумение» выслушать другого спокойно, доброжелательно, отказаться от заведомой предубежденности порождает полнейшее взаимное непонимание и создает ситуацию, когда принятие каких-либо конструктивных решений становится попросту невозможным. В то же время более спокойный взгляд на позиции, выдвигаемые как противоположные, нередко позволяет увидеть, что они, в сущности, мало чем отличаются. И нам кажется, что если бы участники дали себе труд вслушаться и понять то, что говорят остальные, то исчез бы и сам предмет спора. Очевидно, что и в этом случае причина непонимания — не «умение», а нежелание слушать, которое определяется спецификой восприятия всей ситуации, в которой происходит общение. Результатом является отсутствие всякого побуждения услышать партнера, которое мы скромно именуем «неумением». А ведь кажется очевидным, что при подобном восприятии смысла ситуации общения никакие знания и умения не помогут увеличить успешность коммуникации — для этого нет почвы. Таким образом, необходимым фундаментом для повышения эффективности общения «со стороны слушающего» является его желание слушать и слышать, которое, в свою очередь, сильно зависит от того, какой видится ему ситуация общения.

Слушающий, следовательно, действительно может ощутимо повлиять на успешность коммуникации — либо увеличить, либо уменьшить ее. Причем для него, так же как и для говорящего, важно знание о барьерах — своих и партнера.

10 ПРАВИЛ УСПЕШНЫХ ПЕРЕГОВОРОВ

Для успешного ведения переговоров необходимо понимание и использование разных подходов и технических приемов. Секрет успеха переговоров кроется также в деталях и в гибкости, с которой применяются различные подходы.

Мы рассмотрим десять тесно взаимосвязанных аспектов, которые не являются панацеей на все случаи жизни, но отражают сущность переговорного процесса и применяемых тактических приемов. Первая позиция не является самой важной, но, по нашему мнению, логическая последовательность пунктов должна быть следующей:

1. Найдите время для подготовки

Учитывая сложность процесса переговоров, не удивительно, что без подготовки не обойтись. Прежде всего, она активизирует предшествующий опыт, а также закладывает прочный фундамент для предстоящих переговоров. В определенном смысле, подготовка — это ни что иное, как реализация на практике проверенной временем истины "семь раз отмерь — один раз отрежь".

По сути, подготовка может состоять из нескольких минут спокойной сосредоточенности перед самым началом встречи. Или же она может включать несколько часов коллективного обсуждения наилучших тактических приемов. Все остальные случаи подготовки, наверное, находятся между двумя упомянутыми. Подготовка может включать репетицию: обсуждение пойдет по задуманному вами сценарию, если вы отрепетируете презентацию. Итак:

  • не жалейте времени на предварительную подготовку (несмотря на дефицит времени, готовьтесь к переговорам заранее);
  • правильно подбирайте людей, нужных для подготовки (участников предстоящих переговоров или просто тех, кто может помочь);
  • собирайте и анализируйте необходимую информацию (возьмите основные материалы с собой на переговоры).

Предварительная подготовка не означает, что все пойдет точно по плану. Она поможет вам корректировать и гибко изменять вашу тактику при внезапном повороте событий. Опыт может сократить время подготовки, но не заменяет ее. Один известный игрок в гольф говорил: "Чем больше я тренируюсь, тем больше мне сопутствует удача". Никогда не пренебрегайте подготовкой, не жалейте времени и усилий, потраченных на нее. Тогда вам не придется после провала переговоров говорить: "Вот если бы я ..."

2. Обеспечьте четкую коммуникацию

Наряду с предварительной подготовкой, четкое построение переговоров — основа успеха. Ваши сообщения в сложной ситуации должны быть предельно четкими. Детальное объяснение повышает качество достигнутого соглашения. Ваше четкое сообщение:

  • способствует пониманию: вы избегаете путаницы и рассматриваете именно те вопросы, которые стоят на повестке дня; и
  • производит хорошее впечатление, ясность изложения создает ощущение уверенности, определенности, в конечном итоге, увеличивает силу вашего влияния на ход переговоров.

Кроме того, четкая организация встречи (объявление повестки дня, регламента и т.д.) направляет ход переговоров в определенное русло и помогает вам играть ведущую роль, что, в свою очередь, способствует достижению желаемого результата.

Четкость коммуникации достигается в процессе подготовки, а также с опытом. Над этим стоит поработать. Хуже всего, когда после достигнутого соглашения партнеры захотят его расторгнуть, мотивируя тем, что они "не совсем поняли, о чем именно шла речь". И если вы начнете возражать на этом этапе — вам больше никогда не поверят.

3. Постарайтесь выглядеть "на все сто"

Как ни банально звучит, но этот аспект действительно влияет на результат переговоров. Ваш внешний вид должен быть органичным и соответствовать обстоятельствам. Например, мужчина должен быть одет в деловой костюм, при этом в отдельных случаях допускается менее формальный стиль (рубашка с галстуком в стране с жарким климатом). У женщин более широкий выбор, но они тоже должны соблюдать общие принципы.

Не менее важна манера поведения участников переговоров. Вы можете произвести впечатление человека:

  • хорошо подготовленного (это сделает вашу позицию весомее);
  • организованного (тот же эффект);
  • уверенного (это значительно повысит доверие к вашим словам, особенно веру в утверждение о том, что вы сделали все, что могли);
  • хорошо подготовленного в профессиональном плане (вы заслужите массу положительных характеристик (опытный эксперт, знающий, солидный), если не будете суетиться и терять нить разговора).

Иногда имеет смысл дополнительно усилить это впечатление. В некоторых случаях допустимо даже преувеличение. Конечно, слова имеют большой вес; но многие выводы делаются на основе визуальных сигналов, и этим нужно пользоваться.

4. Уважайте партнера

Переговоры содержат элемент противостояния, и каждый участник процесса это осознает. И хотя иногда нужно придерживаться жесткой линии, быть твердым и настаивать, все же желательно, чтобы процесс обсуждения проходил в обстановке вежливости.

Показывайте, что вы понимаете точку зрения других людей, что вас интересует их позиция, записывайте важные для них детали и ссылайтесь на них при обсуждении. Будьте готовы извиниться, немного польстить, поинтересоваться мнением и проявить почтительность (возможно, и не чувствуя при этом глубокого уважения к собеседнику).

Кроме обычного вежливого поведения в сложных ситуациях, проявление уважительного отношения к партнеру усилит вашу позицию. Если вы придерживаетесь жесткой линии, существует опасность, что ее воспримут как резкую атаку, и вы автоматически получите отпор. Если же довольно жесткие требования исходят от человека, уважающего других участников и их позиции, то, вполне вероятно, они будут серьезно восприняты, рассмотрены и (возможно) согласованы.

5. Ставьте высокие цели

Автор не случайно включил в этот перечень некоторые техники, описанные выше — они, несомненно, очень важны. Техника, упомянутая ниже, фактически, определяет выбор похода к проведению переговоров. Для достижения успешного результата ставьте высокие цели. В ходе предварительной подготовки определите ваши главные цели. Думайте о наилучшем исходе встречи и двигайтесь к намеченной цели. Помните о существовании достаточно большого количества переменных. Пусть достигнутое соглашение включает взаимоприемлемые значения этих переменных.

Участники переговоров высказывают противоречивые мнения и соглашаются на компромиссные варианты, но нельзя начинать с заниженных требований. Торг обычно начинается от верхней отметки; в ходе торга вы можете немного уступить, уменьшив свою выгоду. Но очень трудно повысить стоимость первоначального предложения. Когда переговоры уже идут, вы не можете пересмотреть свою начальную позицию. Поэтому начинайте с того, чего вы хотите достичь, — это обязательное условие успеха в переговорах.

6. Согласовывайте пакет условий

Следуя этому правилу, вы должны обсуждать условия в пакете, а не по отдельности. Согласуя условия по одному, вы теряете определенное преимущество в ходе переговоров, потому что многие условия в пакете фиксированы (не подлежат торгу). Отдельное условие может показаться легким и простым. Вы с удовольствием соглашаетесь на него, а потом вам предлагают пункт, по которому вы хотели бы торговаться, но у вас уже нет переменных для торга.

Принцип прост. Выясните полный список того, что хочет согласовать противоположная сторона. В дальнейшем не позволяйте, чтобы часть условий (возможно, важная) была "выбита прицельным огнем" и согласована отдельно, чтобы приступить к обсуждению важнейших условий на стадии, когда пространство для маневра ограничено.

7. Ищите переменные для торга

Составьте список переменных в ходе предварительной подготовки, расставьте приоритеты. Даже при самом тщательном подходе к определению переменных вы можете что-то пропустить. Помните, что все может стать предметом торга, любое условие потенциально является переменной (включая те условия, которые названы фиксированными той или иной стороной). Вы можете объявить какой-то пункт не подлежащим обсуждению, а затем принять решение, что вам выгоднее немного уступить.

Выясните, что на самом деле означают слова вашего партнера о невозможности изменить условия. Вам придется задавать вопросы, вызывать партнера на откровенность. Поиск переменных для торга с учетом приоритетов должен продолжаться на протяжении всего процесса переговоров. Когда от участника переговоров потребуется более компромиссный подход, возможно, ему придется признать, что условия, которые он надеялся оставить неизменными, теперь переходят в разряд переменных (а некоторые переменные могут варьироваться в намного более широком диапазоне, чем предполагалось сначала).

Будьте внимательны, ищите переменные для торга и рассматривайте все условия как потенциальные переменные.

8. Гибко применяйте общие подходы

Успех переговоров приходит не в результате хитрых уловок или демонстрации силы. Путь к взаимоприемлемому результату лежит через согласование множества деталей. Помните об этом во время переговоров, поскольку ситуация усложняется по мере обсуждения новых вопросов. Вы можете повлиять на принятие решения сотнями различных способов, но ваш выбор должен соответствовать месту и времени.

Опытный участник переговоров имеет в своем распоряжении целый ряд подходов и применяет их наилучшим способом. Но это не значит, что вы должны обратить на другую сторону град различных методик. Используйте их с хирургической точностью. Иногда лучше промолчать, а иногда стоит продемонстрировать решительность своих намерений.

Не допускайте, чтобы переговоры проходили "на автопилоте". Каждое движение должно наполняться смыслом; это касается того, что вы делаете, и того, как вы это делаете. Существующие подходы и методики должны работать на вас; истинное мастерство приобретается только путем длительных тренировок. Только ваш опыт подскажет вам, как лучше всего вести себя с данным партнером в конкретный момент времени.

9. Управляйте процессом и контролируйте его

Управление процессом переговоров — важнейшая задача. Возможна ситуация, когда вы, концентрируясь на частных вопросах, требующих безотлагательного решения, теряете контроль над общим ходом переговоров.

Сделайте все возможное, чтобы отступить на полшага назад и охватить взглядом "общую перспективу". В частности:

· делайте заметки;

· регулярно подводите итоги и всегда суммируйте достигнутые договоренности, если чувствуете, что вас пытаются обойти (при этом нет нужды каждый раз объяснять, зачем вы это делаете!);

· держите в поле зрения как можно более общую картину;

· не теряйте из виду свои цели и желаемые результаты;

· будьте готовы адекватно реагировать в критический момент (например, взять паузу, что такие действия скорее увеличивают уровень доверия к участнику переговоров и оценить ситуацию), не думая о том, как это будет выглядеть (практика показывает).

Если вы сознательно придерживаетесь этого подхода, делаете полезные заметки и усваиваете полезные навыки, то уровень вашей компетенции возрастает.

10. Будьте начеку

Не расслабляйтесь ни на секунду! Даже если все идет хорошо, события в точности разворачиваются по вашему плану, одно соглашение следует за другим — остерегайтесь. Постоянно анализируйте, что же содержится между строк каждого сообщения; не считайте, что события неизменно будут развиваться в вашу пользу. Если и принимать что-то как должное, то только факт, что за каждым углом вас подстерегает опасность, перемена или сюрприз. Будьте готовы к встрече с ними.

Помните, что обе стороны делают все возможное для достижения своих целей. Каждый участник переговоров может вести сложную игру; каждый может упустить свой шанс. Бдительность никогда не помешает. Иначе наступит момент, когда маленькая неожиданность сорвет соглашение, которое казалось уже практически заключенным.

Напомним высказывание лорда Хор-Белиша признанного мастера ведения переговоров: "Когда кто-то говорит мне, что он собирается выложить все карты на стол, я не спускаю глаз с его рукава". Это хороший совет для всех, кто хочет успешно вести переговоры. Еще одно высказывание по поводу заключения контракта принадлежит известному экономисту Фултону Шину: "Крупный шрифт привлекает внимание к приманке, мелкий шрифт маскирует крючок".

Как было сказано выше, названные десять пунктов не умаляют значения остальных правил. Помните, что успешные переговоры — это результат удачного соединения множества деталей. Первые шаги к достижению успеха — понимание принципов и умение применять основные подходы к ведению переговоров на практике. Опираясь на базовые знания, вы приобретаете собственный опыт, извлекая из каждого обсуждения пользу для будущих переговоров.

пятница, 18 ноября 2011 г.

7 ПРАВИЛ ВЫСТУПЛЕНИЯ В ЭПОХУ IPAD И TWITTER

Люди в зале смотрят не на вас, а в iPad. Любое ваше слово публика проверяет в Google. За спиной транслируются резкие сообщения о вас из Twitter. Без паники. Так и должно быть ― это новая эпоха публичных выступлений. Вот главные правила.

Больно смотреть на выступающих, которые еще несколько лет назад блистали перед аудиторией, а сегодня становятся куском свежего мяса, брошенным на растерзание залу. Выступать с трибуны и раньше было непросто, но нынешняя публика еще сильнее прибавила в кровожадности, вооружившись устройствами с доступом ко всем возможностям интернета.

Чтобы выяснить, как социальные медиа меняют публичные выступления, блогер Fast Company пообщался с завсегдатаями конференций. Вот семь новых правил, как выступать перед сегодняшней публикой. Дополняйте в комментариях!

1. Если публика не смотрит на вас, не паникуйте

Если никто из зрительного зала не смотрит на вас, конечно, это может привести в замешательство. Но ни при каких обстоятельствах не поддавайтесь панике. Если люди уткнулись в устройства, это совсем не значит, что они не слушают вас. Гораздо хуже, когда кто-то перешептывается, чем когда кто-то постукивает по iPad.

2. Не просите людей отключать устройства на время вашего выступления

Весьма заманчиво попросить аудиторию отключить гаджеты, но не совершайте эту грубую ошибку. Иначе пристальное внимание зала смешается с гневом и недовольством от запрета. Публика всегда делает заметки во время выступлений: если раньше люди писали на бумаге, то теперь в Twitter.

3. Избегайте излишней расслабленности

В былое время опытные спикеры часто советовали новичкам воображать людей в зале голыми, чтобы совладать с нервозностью. Теперь матерые выступающие постоянно напоминают сами себе, что это они голые, а не зал. Аудитория найдет ошибку в ваших фактах через Google и сообщит об этом в Twitter быстрее, чем вы успеете сказать, что оговорились.

4. Если не пользуетесь социальными сетями, самое время начать

Представим, что аудитория внимает каждому вашему слову. Наверняка кто-то из зала захочет поделиться мудростью с сетевыми друзьями. Причем не завтра, а прямо сейчас. Именно поэтому лучшие докладчики не только дают ссылки на свои профили, но и постят в ленту цитаты своего выступления, шутки, звуковые фрагменты и все прочее. Другими словами, спикеры помогают залу транслировать себя в сеть.

5. Возможно, вас слушают миллионы

Ирония выступлений в эпоху социальных медиа заключается в том, что зрителей в зале может быть гораздо меньше, чем всех слушающих и читающих вас. Если аудитория уперлась взглядом в устройства, есть вероятность, что половина из них пишет о вашей презентации, а значит продвигает вас.

6. Отзывы появляются в режиме реального времени

Сегодня не надо ждать окончания речи, чтобы уловить обратную связь от зала. Намного увлекательнее отвечать на возникающие за вашей спиной сообщения в Twitter-ленте в режиме реального времени. Можно посмотреть, как много людей процитировало вас, и понять, как публика оценила ваши ключевые послания.

7. Когда ничего не помогает, удивите публику честностью

В октябре 2011 года производитель гигиенической помады ChapStick запустил в Facebook рекламную компанию, но отклик получился неоднозначным. Недолго думая, SMM-менеджеры ChapStick удалили негативные комментарии, после чего в сети разгорелся скандал. Разгребать кризис дочерней компании взялся вице-президент Pfizer Рей Керинс. Признав во время одного из выступлений, что активность Pfizer в социальных сетях все еще далека от идеала, Керинс снискал уважение публики, что вылилось в благосклонные сообщения в Twitter.

И еще несколько советов от мастеров выступлений:

Во-первых, никто из мастеров не зависит от перегруженных словами презентаций PowerPoint. Во-вторых, мастера сдобряют выступления юмором (часто подшучивают сами над собой), чтобы достучаться до аудитории. Наконец, все они сохраняют презентации достаточно короткими, оставляя как можно больше времени на вопросы из зала.

СЛАГАЕМЫЕ ЭМОЦИОНАЛЬНОГО ИНТЕЛЛЕКТА

Эмоциональный интеллект — это способность человека воспринимать, оценивать и понимать свои и чужие эмоции и умение управлять эмоциями. Эмоционально интеллектуальные люди могут хорошо владеть собой и эффективно налаживать взаимодействие с окружающими. Психологи и представители других научных дисциплин, а также лидеры многих организаций, признают, что эмоциональный интеллект имеет жизненно важное значение. Некоторые даже считают, что эмоции в большей степени, чем интеллектуальные способности, определяют мышление людей и человеческие взаимоотношения.

От понимания эмоций и умения управлять ими во многом зависит успех в работе и счастье в личной жизни. Лидеры могут сконцентрировать и направить силу эмоций на улучшение морального климата в коллективе и усиление мотивации сотрудников, что идет на пользу всей организации. Как показали результаты исследования, проведенного Политехническим институтом Ренсселера, более экспрессивные и более чуткие к чужим эмоциям предприниматели зарабатывают больше денег.

Что такое эмоции?

Существуют сотни эмоций и еще больше эмоциональных оттенков. Для лидера очень важно понимать не только разнообразные эмоции людей, но и то, как эти эмоции выражаются. Исследователи выделяют восемь основных групп эмоций:

· любовь;

· страх;

· гнев;

· грусть;

· наслаждение

· удивление;

· стыд;

· отвращение.

В серии исследований представители различных культур безошибочно распознавали указанные эмоции, когда им показывали фотографии лиц с соответствующей мимикой. Список основных эмоций и их некоторых оттенков приводится ниже.

· Гнев: ярость, грубость, негодование, раздражение, возмущение, озлобленность, досада, враждебность, ожесточенность.

· Грусть: печаль, сожаление, уныние, меланхолия, жалость к себе, одиночество, подавленность, отчаяние, депрессия.

· Страх: тревога, опасение, нервозность, озабоченность, волнение, испуг, ужас, паника.

· Наслаждение: счастье, радость, облегчение, удовлетворение, веселье, гордость, чувственное удовольствие, восхищение, восторг, трепет, эйфория.

· Любовь: признательность, уважение, дружественность, доверие, доброта, симпатия, преданность, обожание, страстное увлечение.

· Удивление: шок, изумление, потрясение, недоумение.

· Отвращение: презрение, пренебрежение, надменность, омерзение, антипатия, неприязнь, отвержение.

· Стыд: чувство вины, смущение, замешательство, раскаяние, унижение, стеснение, смирение.

Лидеры, чуткие к собственным эмоциям и эмоциям окружающих, создают хорошую рабочую атмосферу, что идет на пользу всей организации.

Составляющие эмоционального интеллекта

Компоненты эмоционального интеллекта разбиты на четыре основные категории, приведенные в таблице 1. Важно помнить, что эмоциональный интеллект усваивается и развивается. Любой человек может усилить качества, составляющие четыре указанные категории.

Таблица 1. Составляющие эмоционального интеллекта

 

Собственная личность

Другие люди

Сознание

Самосознание:
• эмоциональное самосознание;
• точная самооценка;
• уверенность в себе.

Социальное сознание:
• эмпатия;
• корпоративное сознание;
• ориентация на оказание услуги.

Поведение

Владение собой:
• эмоциональный самоконтроль;
• действия, заслуживающие доверия;
• сознательность.

Менеджмент взаимоотношений:
• развитие других людей;
• воодушевление окружающих;
• влияние на окружающих.

Самосознание можно рассматривать как основу всех остальных компонентов эмоционального интеллекта. Оно включает в себя способность человека оценивать собственные эмоции и понимать, как они влияют на работу и личную жизнь. Людям, хорошо знающим свои эмоциональные характеристики, легче быть хозяевами собственной жизни. Лидеры с высоким уровнем самосознания способны доверять своим чувствам, помогающим в трудные минуты принимать непростые решения. Иногда бывает неясно, нужно ли совершать крупную сделку, увольнять сотрудника, реорганизовывать бизнес, перераспределять рабочие обязанности. Когда информация из внешних источников оказывается недостаточной, лидерам следует полагаться на собственные чувства. Самосознание также включает в себя адекватную оценку своих сильных и слабых сторон и чувство уверенности в себе.

Владение собой — второй ключевой компонент эмоционального интеллекта, который можно определить как способность контролировать деструктивные или приносящие вред эмоции. Лидеры учатся сохранять эмоциональный баланс, чтобы беспокойство, тревога, страх или гнев не мешали ясности мышления. Владеть эмоциями значит не подавлять или скрывать их, а понимать, используя это понимание в различных ситуациях.

В эту категорию входят такие качества, как стремление вызвать доверие окружающих(проявление честности и прямоты), сознательность (ответственное отношение к своим обязанностям), способность к адаптации (умение приспосабливаться к изменениям); инициативность, расширяющая возможности человека; оптимизм, проявляющийся вопреки всем трудностям и неудачам.

Мартин Селигман, профессор психологии университета Пенсильвании, посоветовал руководству страховой компании MetLife принять на работу группу сотрудников, которые при прохождении тестов «на оптимизм» показывали высокие результаты, но не могли пройти обычных тестов на умение вести продажи. По сравнению с группой, члены которой хорошо проходили тесты на продажи, но при этом были пессимистичны, группа оптимистов совершала продаж на 21% больше в первый год работы и на 57% больше во второй год работы.

Социальное сознание — это способность понимать других. Социально сознательные лидеры проявляют эмпатию — умение поставить себя на место другого человека и понимание его мыслей и чувств. Такие лидеры могут рассмотреть ситуацию с нескольких точек зрения и наладить взаимодействие с людьми различных типов. Под характеристикой корпоративное сознание подразумевается способность наладить организационную деятельность и создать сеть контактов, а также выбрать наиболее подходящие для достижения положительных результатов формы поведения. Кроме того, социальное сознание подразумевает ориентацию на оказание услуг, т. е. способность определить и удовлетворить запросы сотрудников, потребителей или клиентов.

Менеджмент взаимоотношений — это способность налаживать контакты и взаимодействовать с другими людьми. Лидеры, обладающие высоким эмоциональным интеллектом, чутко и доброжелательно относятся к окружающим. Они развивают персонал, вдохновляют сотрудников своей концепцией будущего, устанавливают нормальное общение, чутко реагируют на чувства других людей, оказывая на них положительное влияние. Эмоциональное понимание лидерами своих подчиненных способствует проведению позитивных изменений, налаживанию сотрудничества и работы в командах, устранению конфликтов. Такие лидеры создают сеть взаимоотношений внутри организации и за ее пределами.

Вместе взятые, четыре указанных компонента создают основу для эмоционального интеллекта, который лидеры могут использовать для более эффективного руководства командами и организациями.

Практические выводы для лидеров

В какой степени эмоциональный интеллект влияет на эффективность лидера? Несомненно, он играет ключевую роль в успехе трансформационных и харизматических руководителей. Харизматические лидеры, как правило, прибегают к убеждению через эмоции и обращаются к чувствам подчиненных. Трансформационные лидеры создают образ будущего и мотивируют сотрудников воплотить мечты в реальность, что требует использования компонентов эмоционального интеллекта. В самых разнообразных ситуациях харизматические и трансформационные лидеры проявляют уверенность в себе, решительность и настойчивость.

Высокий уровень самосознания в сочетании со способностью управлять своими эмоциями позволяет лидеру демонстрировать уверенность в себе и вызывать доверие и уважение подчиненных. Кроме того, умение управлять эмоциями других людей или сдерживать эти эмоции помогает лидеру объективно оценить потребности подчиненных, которые могут скрываться за непосредственным проявлением чувств. Сильный гнев или депрессия, например, способны усилить эгоцентричность руководителя и помешать ему понять нужды окружающих. Такой человек не может рассмотреть ситуацию с различных точек зрения.

Эмоциональное состояние лидера влияет на обстановку в группе, отделе или организации. Эмоции передаются от человека к человеку. Если мы находимся в обществе жизнерадостных и энергичных людей, их эмоции передаются и нам. И напротив, грустный человек способен вселить в нас уныние. Эта эмоциональная заразительность лидера, сохраняющего уравновешенность и внутреннюю мотивацию, служит примером для подчиненных, вдохновляет их и передает им его чувства. Оптимистичный и энергичный руководитель способен повысить активность всей организации. Чуткость и умение наладить взаимодействие помогают мотивировать, вдохновлять и объединять сотрудников.

Наверное, главное, что эмоциональный интеллект позволяет лидеру, — это возможность относиться к подчиненному как к целостной личности со своими чувствами, мнениями, идеями, потребностями, способностями и мечтами. Именно эмоциональный интеллект помогает руководителю развивать персонал и поддерживать высокую самооценку каждого сотрудника.

Эмоционально интеллектуальный лидер создает атмосферу доверия и уважения, наполняет смыслом работу подчиненных, так что они стремятся не только удовлетворить личные потребности, но и принести максимальную пользу организации.

Самооценка эмоционального интеллекта

Используя пятибалльную шкалу, оцените, в какой мере вы обладает каждой из указанных ниже способностей. Прежде чем выставлять оценку, вспомните реальные ситуации, в которых вы проявляли данное качество:

· 1 — отсутствует;

· 2 — проявляется в незначительной степени;

· 3 — проявляется в средней степени;

· 4 — проявляется в значительной степени;

· 5 — присутствует постоянно.

Таблица 2. Самооценка эмоционального интеллекта

1. Я связываю внутренние психологические состояния с различными эмоциями.

 

2. Я умею снять внутреннее напряжение, находясь в сложных ситуациях.

 

3. Я знаю о том, как мое поведение влияет на других людей.

 

4. При возникновении конфликта я стремлюсь первым разрешить его.

 

5. Когда меня охватывает гнев, я могу быстро взять себя в руки.

 

6. Я замечаю, когда собеседник начинает злиться.

 

7. Я вижу, когда человек испытывает стресс.

 

8. Я достигаю консенсуса с другими людьми.

 

9. Я распознаю эмоции окружающих.

 

10. При выполнении неинтересной работы я умею найти мотивацию.

 

11. Я помогаю другим овладеть своими чувствами.

 

12. Я помогаю окружающим почувствовать себя комфортно.

 

13. Я замечаю, когда у собеседника меняется настроение.

 

14. Я сохраняю спокойствие, когда собеседник начинает злиться.

 

15. Я могу поставить себя на место другого человека.

 

16. При необходимости я могу дать совет и оказать эмоциональную поддержку другим людям.

 

17. Я замечаю, когда собеседник начинает занимать оборонительную позицию.

 

18. Я могу оценить, насколько поступки человека соответствуют его словам.

 

19. Я веду доверительные беседы с другими людьми.

 

20. Я отвечаю человеку точно теми же чувствами, которые он проявляет по отношению ко мне.

 

Подсчет баллов

Подсчитайте сумму баллов по всем двадцати пунктам, чтобы определить общий уровень эмоционального интеллекта. Самосознание оценивается пунктами 1, 6, 9, 13 и 17; владение собой — пунктами 2, 5, 10, 14 и 18; социальное сознание — пунктами 3, 7, 11, 15 и 19; менеджмент взаимоотношений — пунктами 4, 8, 12, 16 и 20.

Интерпретация результатов

Эта анкета позволяет определить уровень эмоционального интеллекта. Если вы набрали более 80 баллов, у вас высокий уровень эмоционального интеллекта. Если вы набрали 50-80 баллов, у вас есть прочный фундамент для развития эмоционального интеллекта и задатков лидера. Сумма баллов ниже 50 указывает, что, по вашему мнению, вы обладаете эмоциональным интеллектом ниже среднего. Для каждого из компонентов результат более 20 является высоким, а менее 10 — низким. Что вы предпримете, чтобы улучшить ваши результаты?

Ричард Дафт – профессор Школы менеджмента Оуэна при Вандербильтском университете

пятница, 11 ноября 2011 г.

ОТ ЭМОЦИОНАЛЬНОГО К РАЦИОНАЛЬНОМУ: ОБЩИЕ ПРАВИЛА ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ

Наука о принятии решений пока еще очень молода. Исследователи только начинают понимать, как мозг принимает решения. Тем не менее, даже находясь у самых истоков этой новой науки, можно выделить несколько общих принципов, которые помогут вам принимать лучшие решения.

1. Даже простые проблемы требуют размышлений. Для мозга не существует четкой границы, отделяющей простые вопросы от сложных или математические задачи от загадок. Некоторые ученые уверены, что любая задача с более чем четырьмя отдельными переменными требует от мозга напряженной работы. Другие полагают, что человек в любой конкретный момент может сознательно обрабатывать от пяти до девяти единиц информации. С практикой и опытом этот диапазон может быть немного расширен. Но в целом префронтальная кора является строго ограниченным механизмом. Если наше эмоциональное мышление — это модный ноутбук, наполненный работающими параллельно микропроцессорами, то рациональное мышление — это старомодный калькулятор.

Вместе с тем калькулятор все еще может быть крайне полезен. Один из недостатков эмоций заключается в том, что они содержат несколько устаревших инстинктов, которые для современной жизни уже не годятся. Именно поэтому мы легко поддаемся на соблазн игровых автоматов или кредитных карт. Единственный способ защититься от этих недостатков — тренировать рассудок и проверять свои чувства с помощью небольших арифметических выкладок.

Конечно, не всегда можно легко определить наиболее простое решение. Выбор сортов клубничного варенья или хлопьев для завтрака может показаться простой задачей, хотя на самом деле он на удивление сложен, особенно когда в обычном супермаркете представлены десятки видов каждого их этих продуктов. Как же определить рациональное решение таких задач? Лучший способ — это спросить себя, можно ли это решение в точности сформулировать с помощью чисел. Например, большинство видов варенья схожи по вкусу, поэтому вы мало потеряете при сортировке их по цене. В этом случае лучшим выбором при прочих равных условиях может стать наиболее дешевое варенье. Позвольте рациональному мозгу взять верх (эмоциональный мозг может быть введен в заблуждение стильной упаковкой или другой несущественной деталью). Эту же стратегию можно применить к любой другой области, где детали продукта не особенно важны. В таких ситуациях не тратьтесь на товары, продающиеся по завышенной цене и не стоящие своих денег. Если решение не так уж важно, префронтальная кора должна потратить время на тщательную оценку и анализ возможных вариантов.

С другой стороны, когда речь идет о важных решениях, касающихся сложных вещей — например, мебели, машин или квартир, — классификация по одной лишь цене исключит множество важной информации. Возможно, самый дешевый диван на самом деле низкого качества, или, может быть, вам не нравится его внешний вид. И стоит ли на самом деле выбирать квартиру или машину, основываясь лишь на одной переменной, будь это месячная оплата или число лошадиных сил? Когда вы просите префронтальную кору принимать решения такого типа, она неизменно ошибается. В результате вы окажетесь с некрасивым диваном в не подходящей вам квартире. Это может показаться вам странным, но в этом есть научный смысл: думайте меньше о тех вещах, которые вас сильно заботят. Не бойтесь позволить своим эмоциям сделать выбор.

2. Новые проблемы также требуют размышлений. Перед тем как доверить решение нового вопроса своему эмоциональному мышлению, спросите себя: как ваш прошлый опыт помогает вам решать эту конкретную проблему? Эти чувства происходят из вашего прежнего опыта или это просто необдуманные эмоциональные порывы?

Если проблема действительно беспрецедентна, эмоциям вас не спасти. Остановитесь, подумайте и позвольте вашей памяти взяться за дело. Единственный выход из уникальных неприятностей — найти творческое решение. Для таких озарений требуются хорошо натренированные нейроны в префронтальной коре.

Однако это не означает, что наш эмоциональный мозг не имеет к этому совсем никакого отношения. Марк Юнг-Биман, изучающий нейробиологию интуиции, доказал, что люди в хорошем настроении лучше решают требующие интуиции сложные задачи, чем те, кто раздражен или расстроен. Веселые люди решают на 20% больше головоломок, чем грустные. Он предположил, что причина этого в том, что отвечающие за верховный контроль области мозга (префронтальная кора и передняя поясничная кора (ППК)), не заняты управлением эмоциональной жизнью человека. Они не переживают из-за ваших расстройств, а значит могут спокойно решать поставленную перед ними задачу. В результате рациональный мозг может сосредоточиться на необходимых вам задачах — на поиске решения для беспрецедентной ситуации, в которой вы оказались.

3. Обратите неопределенность себе на пользу. Сложные проблемы редко имеют простые решения. Упрощая ситуацию, мы рискуем попасть в опасную ловушку уверенности: мы так уверены в своей правоте, что не обращаем внимания на те факты, которые противоречат сделанному выводу. Конечно, не всегда есть время на длительные когнитивные дебаты. Но, если это возможно, необходимо растянуть процесс принятия решения. Плохие решения принимаются тогда, когда мы резко обрываем свои ментальные дебаты, когда нейронный спор искусственно заканчивают с помощью быстрого согласия.

Существуют два простых способа сделать так, чтобы ложная уверенность никогда не влияла на наше мнение. Во-первых, всегда учитывать конкурирующие гипотезы. Заставляя себя смотреть на факты с другой позиции или точки зрения, часто обнаруживаешь, что наши убеждения основаны на довольно шатком фундаменте. Выступайте в роли собственного адвоката дьявола.

Во-вторых, нужно постоянно напоминать себе о том, чего мы не знаем. Даже лучшие модели и теории могут быть сметены совершенно непредсказуемыми событиями. Забывая, что в наших знаниях существуют пробелы, мы рискуем нарваться на неприятный сюрприз. Колин Пауэлл совершил ряд ошибок во время подготовки к войне в Ираке, однако его совет сотрудникам разведки был крайне мудрым с психологической точки зрения. «Расскажите мне, что вы знаете, — сказал он своим советникам, — затем расскажите, чего вы не знаете, и только после этого вы можете мне сказать, что вы думаете. Никогда не смешивайте эти три области».

4. Вам известно больше, чем вы знаете. Один из парадоксов человеческого мозга заключается в том, что он сам себя не очень хорошо знает. Сознательный мозг несведущ о своих собственных основах и слеп ко всей нервной деятельности, происходящей за пределами префронтальной коры. Вот почему у людей есть эмоции: это мудрость бессознательного, внутренние представления обо всей той информации, которую мы обрабатываем, но не воспринимаем.

На протяжении большей части человеческой истории значение эмоций недооценивалось, потому что их было сложно анализировать — у них не было причин, оправданий или объяснений. Как предупреждал Ницше, хуже всего мы часто знаем то, что находится к нам ближе всего. Теперь благодаря инструментам современной нейробиологии, мы смогли увидеть, что у эмоций есть своя собственная логика. Колебания дофамина помогают следить за реальностью, предупреждая нас обо всех неявных шаблонах, которые мы не в состоянии сознательно обнаружить. Различные эмоциональные области оценивают различные стороны мира: например, островок Рейля (insula) определяет ценность товара (если мы не платим с помощью кредитной карты).

Эмоциональный мозг особенно полезен, когда мы принимаем сложные решения. Его огромная вычислительная мощность — способность одновременно обрабатывать миллионы единиц информации — гарантирует, что при оценке разных вариантов вы сможете проанализировать все релевантные данные. Загадки расчленяются на более простые элементы, которыми легче оперировать, а затем они переводятся в практичные чувства.

Эти эмоции так разумны потому что мы научились извлекать опыт из наших ошибок. Вы постоянно извлекаете пользу из своего опыта, даже если вы сознательно не отдаете себе в этом отчета. Неважно, в чем вы специализируетесь — в нардах или Ближнем Востоке, гольфе или программировании: мозг всегда учится одним и тем же способом, накапливая мудрость через ошибки.

Этот кропотливый процесс нельзя сократить или оптимизировать: чтобы стать экспертом, требуются время и практика. Однако как только вы приобрели определенный опыт в какой-то области, совершив необходимые для этого ошибки, важно начать доверять своим эмоциям в процессе принятия решений в этой области. В конце концов, именно чувства, а не префронтальная кора, овладевают мудростью опыта. Эти тонкие сигналы, которые мы получаем от мозга, свидетельствуют о том, что наш мозг научился понимать данную ситуацию. Он научился анализировать практические аспекты окружающего мира таким образом, что вы понимаете, что нужно делать. Чрезмерно анализируя эти экспертные решения, вы парализуете свои способности к действию.

Это вовсе не означает, что следует всегда доверять эмоциональному мышлению. Иногда оно бывает импульсивно и близоруко. Иногда оно может быть чрезмерно чувствительно к шаблонам и стереотипам (именно поэтому люди теряют так много денег на игровых автоматах). Однако всегда полезно принимать свои эмоции во внимание: думать о том, почему вы чувствуете то, что чувствуете. Другими словами, ведите себя как маркетолог, внимательно анализирующий реакции фокус-группы. Даже если вы решили проигнорировать свои эмоции, они все равно остаются ценным источником данных.

5. Думайте о мышлении. Какое бы решение вы ни принимали, всегда отдавайте себе отчет в том, к какому типу мышления оно относится и какого мыслительного процесса оно требует. Здесь не имеет значения, выбираете ли вы между политическими кандидатами, товарами на полке или играете в покер. Лучший способ убедиться в том, что вы должным образом используете свой мозг, — это изучить его методы работы, прислушиваясь к различным аргументам, возникающим у вас в голове.

Почему думать о своих мыслях так важно? Во-первых, это помогает нам не совершать глупых ошибок. Вы сможете принять гораздо более взвешенное решение, если будете помнить о том, что мозг относится к потерям и к выигрышам по-разному. Вы также купите себе лучшую недвижимость, если будете помнить о том, что количество затраченного на раздумья времени не гарантирует выбора лучшего варианта. Разум полон недостатков, но их можно нейтрализовать. Нет никакого секретного рецепта принятия лучших решений. Есть только бдительность и желание избежать тех ошибок, которых можно избежать.

Конечно, даже наиболее внимательные и разумные люди все равно могут совершать ошибки. Самые внимательные и точные исследователи также не застрахованы от неточностей. Однако люди, которые принимают наилучшие решения, не позволяют этим несовершенствам парализовать их деятельность. Вместо этого они учатся на своих ошибках и полны решимости извлечь полезный опыт из того, что пошло не так. Они думают о том, что можно было сделать по-другому, чтобы в следующий раз их нейроны знали, как правильно поступить. Вот это и является наиболее поразительной особенностью человеческого мозга: он способен к самосовершенствованию. У всех у нас есть возможность завтра принимать лучшие решения, чем сегодня.


Джона Лерер – магистр неврологии Колумбийского университета (Columbia University), постоянный автор журналов The New Yorker и Wired

ВИДЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ВЛИЯНИЯ

Выбор вида влияния в зависимости от типа сотрудника, склонностей руководителя, особенностей корпоративной культуры и задачи оказывает существенное влияние на эффективность управленческого общения.

На самом деле большинство из нас интуитивно применяют некоторые или все из видов влияния. Но четкое их структурирование, понимание их плюсов и минусов позволяет нам добиваться большего эффекта. Важно понять, что ни один из видов влияния, которые мы далее рассмотрим и научимся применять осознанно, не является универсальным. Ни один из них нельзя считать априори лучше какого-то другого. Все зависит от конкретной ситуации. Главное — находить правильный инструмент для каждой ситуации, делать это быстро и уверенно.

1. Влияние закона как обязательного условия

Формулировка: «Так положено по...», «Исходя из этой инструкции, ты должен(а)...»

Некоторое время назад было проведено очень интересное международное социально-психологическое исследование, целью которого было, в частности, выявить типичную реакцию представителей разных народов и стран на введение неблагоприятного закона, касающегося частных лиц. Типичной российской реакцией было: «Надо искать, как его можно обойти». К сожалению или к счастью, но пока это так. Поэтому для России данный вид влияния не очень эффективен. Не стоит часто им пользоваться, оно актуально разве что для исполнителей низшего звена или в ситуациях юридического урегулирования конфликтов. В остальных случаях, как правило, вызывает ярко выраженный протест или аналогичную реакцию: «Тебе положено приходить на работу в 9-00, это наши правила трудового распорядка». — «Значит, и уходить я могу в 18-00, что бы ни происходило». Гораздо более эффективно опираться на более позитивно воспринимаемые виды влияния. Однако надо заметить, что этот вид влияния довольно эффективен в организациях с корпоративной культурой типа «организационное управление» (по Моутону — Блейку), т. е. там, где основой взаимодействий являются прописанные правила и процедуры. Точно так же и в плане человеческого типа. Если сотрудник — человек, тяготеющий к процедурам, управляемый и ценящий стабильность и предсказуемость, то влияние закона как обязательного условия будет довольно эффективным.

2. Влияние закона взаимной договоренности

Формулировка: «Как мы с тобой договорились...», «Мы с тобой договорились, что...»

Эффективно в подавляющем большинстве случаев при соблюдении двух условий: такая договоренность, хотя бы условно, существует, второе — мы имеем дело с порядочным человеком. Как правило, воспринимается вполне органично, отсутствует принуждение или какой-либо другой негатив. Более того, подчиненный (а мы говорим именно об управлении) получает признание того, что он полноправный партнер в общении и принятии решений. Поэтому один из очень эффективных управленческих приемов — вовлечение подчиненных в процесс выработки решений, достижение промежуточных договоренностей, изначальное совместное определение «правил игры». Такой подход в дальнейшем позволяет нам с большей отдачей применять влияние закона взаимной договоренности. Особенно важен этот вид влияния при использовании демократического стиля управления, когда мы стремимся давать достаточно большую свободу и самостоятельность сотрудникам. С точки зрения характеристик личности подчиненного стоит отметить, что влияние закона взаимной договоренности очень позитивно воспринимается людьми, тяготеющими к внутренней референции или со смешанной референцией.

3. Влияние закона как групповых норм

Формулировка: «У нас (в компании, в отделе и т. д.) так принято/не принято».

Если у вас в компании сильная, однонаправленная корпоративная культура, если в компании или отделе люди действительно ценят мнение и уважение друг друга, если есть писаные и неписаные законы, то такой вид влияния будет эффективен для всех. Если это не так, то влияние закона групповых норм будет работать только при управлении людьми с внешней референцией, т. е. для тех, кому важно мнение и оценка окружающих. Вопрос в том, что на них так же легко при помощи того же инструмента могут оказывать влияние и другие люди.

Надо отметить, что в некоторых ситуациях влияние закона «так принято» может оказывать негативное воздействие, давать обратный эффект. Это происходит тогда, когда д екларируемые нормы и ценности противоречат реально существующим. Поэтому всегда старайтесь оценивать, насколько декларируемая корпоративная культура, ценности и нормы соответствуют реальным. Как только мы видим значительные расхождения между реально существующей и декларируемой культурой в организации, надо начинать коррекцию и пытаться свести их воедино.

4. Экспертное влияние

Экспертное влияние — это один из самых эффективных видов влияния, который оказывает воздействие на всех людей, для которых важен профессиональный рост, содержание и интерес в работе, для тех, кому важно мнение окружающих и руководителя.

Экспертное влияние может осуществляться в трех вариантах:

4а. Эксперт — первое лицо, т. е. в нашем случае — руководитель

Формулировка: «Ты знаешь, я многократно сталкивался с такой ситуацией (пояснение), поэтому я бы... (побуждение)».

Эффективное влияние, при этом очень важно, чтобы сотрудник был убежден в наличии экспертного опыта у руководителя. Такой экспертный опыт имеет смысл постоянно подтверждать и демонстрировать, подогревая у сотрудников убежденность в экспертной позиции руководителя. Иногда очень важно смоделировать ситуацию, в которой вы имеете возможность показать свои навыки, знания и умение решать сложные ситуации.

4б. Эксперт — объективная статистика или данные

Формулировка: «Ты знаешь, по данным... наиболее эффективным решением является (побуждение)».

Эффективное влияние, если речь идет о том, что данные или статистика являются значимыми для сотрудника. Особенно хорошо воздействует такой вид влияния на людей, имеющих системный, научный склад мышления, людей, склонных оперировать подобными данными самостоятельно.

4в. Эксперт — третье лицо

Формулировка: «X. всегда делал (советовал, говорил) так... (побуждение)».

Такие формулировки позволяют добиться хороших результатов тогда, когда это третье лицо действительно является авторитетом, входит в референтную группу того сотрудника, на которого мы хотим оказать влияние.

5. Харизматическое влияние, или влияние примера

Формулировка: «Я уверен(а), что ты это сможешь сделать», «Для меня очень важно, чтобы ты это сделал», «Я бы на твоем месте...»

Это влияние воздействует при условии, что руководитель является примером для сотрудника, входит в его референтную группу и обладает ярко выраженной харизмой. Харизма — сочетание энергетики и обаяния личности. Это качество, присущее личности изначально, его, безусловно, можно развивать и совершенствовать, но невозможно сформировать «с нуля» у взрослого человека. Харизма и харизматическое влияние является наиболее интуитивным, поэтому легко может иметь как знак плюс, так и минус (достаточно вспомнить таких харизматических лидеров, как Гитлер или Муссолини).

Если руководитель действительно обладает харизмой, очень велико искушение пользоваться этим влиянием постоянно: ведь это очень просто и не требует никаких дополнительных усилий со стороны руководителя. Но риски очень велики:

Во-первых, при значительном ухудшении личностных отношений руководителя и сотрудника харизматическое влияние может сойти на нет или даже давать обратный эффект.

Во-вторых, руководитель, который строил взаимодействия с подчиненными исключительно на основе харизматического влияния, практически не заменим: при приходе другого руководителя коллектив может оказаться демотивирован и плохо управляем.

Кроме того, харизматическое влияние относительно слабо воздействует на сильные личности, на людей, которые тяготеют к самостоятельности и самооценке на основании своих собственных критериев.

В общем, надо помнить, что «от любви до ненависти и от ненависти до любви один шаг». Поэтому вывод такой — харизматическое влияние эффективно и полезно, но никогда нельзя им злоупотреблять. Необходимо использовать этот вид влияния в эффективном сочетании с остальными.

6. Влияние вознаграждения

Формулировка: «Ты сможешь принять участие в этом проекте, и это даст тебе новый профессиональный опыт (если профессиональный рост является мотиватором для сотрудника)». Общая схема формулировки: «Сделай это, и это даст тебе... (мотиватор)».

Важно понимать, что под влиянием вознаграждения совсем не имеется в виду вознаграждение материальное. Суть влияния состоит в том, что мы объясняем сотруднику, как то или иное действие позволит ему реализовать его потребности и мотивы. Для того чтобы эффективно использовать влияние вознаграждения, необходимо уметь определять и знать карту мотиваторов каждого конкретного сотрудника, т. е. понимать, какой комплекс мотиваторов присущ именно ему или ей. Тогда мы сможем, с одной стороны, добиваться от сотрудника работы с максимальным КПД (коэффициентом полезного действия), с другой — давать ему возможность полной реализации его потребностей и мотивов. То есть мы одновременно добиваемся прагматической цели (увеличение продуктивности) и гуманитарной (удовлетворенность человека).

7. Влияние принуждения

Формулировка: «Если ты этого не сделаешь, то ты не сможешь расти дальше (любой другой мотиватор)».

По сути дела, влияние принуждения является зеркальным отображением влияния вознаграждения. Но важно помнить о нескольких закономерностях. В большинстве случаев эффективно соотношение 70/30, где 70 — вознаграждение, поощрение, 30 — принуждение, наказание. Во-вторых, чем выше уровень человека, чем выше уровень персонала, тем более эффективно позитивное подкрепление по сравнению с негативным. Таким образом, влияние принуждения стоит использовать очень осторожно, именно тогда, когда мы понимаем, что человек больше достоин порицания, нежели поощрения.

Что для нас важно? Важно чередовать виды влияния, правильно выбирая их, исходя из особенностей ситуации, организации и конкретного сотрудника. Стоит отмечать для себя, насколько эффективен был тот или иной вид влияния для каждого конкретного человека и группы людей. Очень полезно для руководителя тренироваться именно в тех видах влияния, которые наиболее трудно даются, не увлекаясь чем-то одним, что хорошо получается и так. Надо помнить, что самый лучший менеджмент — это менеджмент адаптивный, при котором руководитель умеет варьировать, приспосабливать свои управленческие навыки и умения к конкретной ситуации и особенностям подчиненного. Как только вы понимаете, что стали полностью адаптивны, можно сказать, что вы — искусный управленец.

Cвeтлaна Владимировна Ивaнoвa – кандидат психологических наук, сертифицированный тренер и HR-менеджер, старший партнер и ведущий тренер КРG Training Center

понедельник, 7 ноября 2011 г.

НАВЫКИ ЭФФЕКТИВНОГО ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ ПО ТЕЛЕФОНУ

Деловое общение по телефону специфично, к нему нужно специально готовиться. Участник делового разговора по телефону должен ясно понимать, чего хочет добиться его собеседник и что хочет получить от этого общения он сам. Для экономии своего и чужого времени придерживайтесь рациональной композиции делового разговора, которую легко запомнить как «Семь П». Приводимые далее практические рекомендации помогут вам в достижении успеха в телефонных переговорах.

Любое общение имеет какую-нибудь цель. Например, в обычном, межличностном общении это чаще всего выяснение новой информации. Целью делового общения чаще всего является установление деловых контактов или решение каких-либо производственных задач. Деловое общение по телефону специфично, к нему нужно специально готовиться. Участник делового разговора по телефону должен ясно понимать, чего хочет добиться его собеседник и что хочет получить от этого общения он сам.

Если вам предстоит важный телефонный разговор, к нему нужно обязательно заранее подготовиться и все продумать. Иногда одних размышлений недостаточно: во время обсуждения сложной темы или напряженного общения из памяти могут улетучиться нужные в данный момент мысли, цифры или факты. Чтобы этого не произошло, еще на этапе подготовки к разговору обязательно сделайте пометки, напишите тезисы, ключевые мысли, доводы или цифры. Кроме того, имея в процессе телефонного разговора под рукой основные факты или документы, вы значительно снизите риск оговорок или неверного изложения определенных доводов.

Составляя план будущего телефонного разговора, постарайтесь продумать все возможные варианты его прохождения, а также пути решения возможных проблем. Если ответы на наиболее проблемные вопросы вы не продумаете заранее, впоследствии это может вызвать сложности в общении. Слыша только ваш голос, ваш собеседник может интерпретировать эти заминки как непрофессионализм и неподготовленность, что может настроить его против вас.

Время разговора также должно быть удобным как для клиента, так и для человека, работающего с ним по телефону. Старайтесь не допустить такой ситуации, чтобы ваш телефонный разговор отвлекал вашего собеседника от важного дела. Неправильно выбранное время для разговора окажется помехой для установления делового контакта. Также не следует совмещать общение по телефону с другими делами.

Слишком длительные телефонные разговоры — ошибка, свойственная многим. Нужно всегда помнить о том, что деловое общение по телефону не должно длиться дольше 4-5 мин. Кроме длины разговора, важно следить за тем, чтобы в течение всей беседы сохранялся двусторонний диалог. Для этого вы можете время от времени задавать собеседнику вопросы о том, понял ли он, о чем идет речь, каково его мнение по обсуждаемому вопросу и т. п.

Другая ошибка, которую часто допускают люди, привыкшие общаться лично, — использование жестов. Разговаривая по телефону, они могут выражать свое согласие или несогласие с говорящим, кивать, хмурить брови, морщить лоб и улыбаться, словом, демонстрировать весь набор обычных жестов, понятных любому человеку, которых их собеседник видеть не может.

Стремитесь к тому, чтобы ни один телефонный разговор не прошел впустую. Недостаточная конкретизация договоренностей — достаточно распространенная ошибка в телефонных переговорах. Если решается какая-либо важная задача, необходимо убедиться, что полученные результаты ясны и одинаково восприняты обоими собеседниками.

Приводимые далее практические рекомендации помогут вам в достижении успеха в телефонных переговорах.

1. Необходимо тщательно подготовиться к разговору. Не следует действовать импульсивно, как только возникает мысль позвонить. Следует четко определить цель разговора, выделить в нем главное и продумать содержание беседы. Готовясь к беседе, подумайте о том, готов ли ваш собеседник к данной беседе, есть ли у него время на нее; уверены ли вы в благополучном исходе разговора, какой исход переговоров вас устроит (или не устроит); какие приемы воздействия на собеседника можно использовать во время беседы; какова стратегия поведения в том случае, если ваш собеседник решительно возразит, перейдет на повышенный тон, не отреагирует на приведенные аргументы; проявит недоверие к информации; можно ли вообще обойтись без этого разговора и т. д.

Для подготовки к деловому разговору по телефону можно подготовить бланк, в котором будущий разговор записывается с учетом прогнозируемых ответов. Например, такой:

Дата

Время

Номер телефона

Организация

Фамилия, имя, отчество абонента

Записываются заранее

Записываются по ходу беседы

Вопросы

Прогнозируемые ответы

Ответы

1

1

1

2

2

2

3

3

3

Выводы: (достигнутый результат, полученные сведения, дальнейшие действия и т. д.)

Исполнитель:

2. Всегда следует держать в памяти имена, фамилии, даты и номера документов, официальных материалов, имеющих отношение к разговору. При необходимости можно зафиксировать перечень тем на бумаге. Старайтесь предусмотреть возможную реакцию собеседника на информацию, т. е. продумайте свои ответы на все его возможные вопросы. Если приходится обговаривать несколько положений, то лучше последовательно заканчивать обсуждение одного и переходить к другому.

Заканчивать обсуждение каждой ситуации можно с помощью стандартных фраз: «Итак, по этому вопросу мы достигли договоренности?», «Могу ли я считать, что по этому вопросу мы с вами договорились?», «Как я вас понял(а) (в этом вопросе), мы можем рассчитывать на вашу помощь?» и пр., которые помогут сэкономить время, а также продемонстрируют вашу вежливость и тактичность.

3. Говорите кратко. Разговор продолжительностью более 4-5 мин. — скорее исключение, чем правило. Для экономии своего и чужого времени придерживайтесь рациональной композиции делового разговора, которую легко запомнить как «Семь П»:

  • П1. Приветствие.
  • П2. Представление.
  • П3. Причина (объяснение цели звонка).
  • П4. Проблема (обсуждение вопроса).
  • П5. Подведение итогов обсуждения.
  • П6. Признательность: выражение благодарности.
  • П7. Прощание.

Продумайте свои слова и возможную реакцию партнера на каждом этапе разговора. В телефонном общении хорошо использовать так называемые «закрытые вопросы», предполагающих односложные («да», «нет», «не знаю») ответы собеседника. Подобными ответами также рекомендуется заканчивать разговор по каждой обсуждаемой теме.

4. Самые распространенные варианты телефонного приветствия — это «да», «алло», «слушаю». Эти слова по своей информативности одинаковы и безличны; их можно назвать нейтральными. В деловом общении замените нейтральные приветствия на информативные: начинайте разговор с представления себя и своей организации. Люди любят знать, с кем они разговаривают. Найдите любую доброжелательную, нравящуюся вам формулу приветствия (как бы вы сами хотели, чтобы вам отвечали). Если ваш собеседник не представился сам, уместно вежливо поинтересоваться, с кем вы разговариваете. Это удобнее всего сделать в начале разговора.

5. Помните о правилах ведения беседы. Всегда старайтесь говорить ровно, сдерживайте свои эмоции, выслушивайте собеседника, не перебивая его. В то же время подтверждайте свое участие в беседе краткими репликами. Иначе ваш собеседник может подумать, что вы отвлеклись от разговора и не слушаете его или же прервалась связь. Если же произошло разъединение по техническим причинам, то перезванивает тот, кто звонил.

6. При возникновении разногласий, старайтесь разрешать их тактично. Не давайте волю эмоциям: эффективность делового телефонного разговора зависит и от эмоционального состояния человека. Излишняя эмоциональность создает предпосылки для речевой неточности, неверности фраз, увеличивает время беседы. Даже если ваш собеседник ведет разговор на повышенных тонах или высказывает несправедливые упреки, наберитесь терпения и не отвечайте ему тем же, а при возможности переведите беседу в спокойное русло. Кратко и ясно изложите свои аргументы. Ваши доводы должны быть правильными по существу, убедительными и грамотными по форме.

7. Помните об интонации, тоне и тембре голоса: они несут до 40% информации в разговоре. Громкая речь по телефону часто менее разборчива, поскольку параметры микрофона и телефона выбраны с расчетом на обычный, средний уровень громкости. В случае плохой слышимости следует не повышать голос самому, а попросить того, кто вам звонит, говорить громче, и спросите при этом, как он слышит вас.

8. Если вам звонят во время разговора с посетителем или сотрудником, помните, что правила беседы предписывают не прерывать беседу телефонными разговорами. Следует сначала извиниться перед собеседником за необходимость прервать беседу и только затем снять телефонную трубку. Далее ваши действия могут быть следующими:

  • попросите позвонившего немного подождать (если ваш очный разговор близок к завершению и вам звонит младший по возрасту или должности);
  • договоритесь, чтобы вам перезвонили через несколько минут (если вы в данный момент не заканчиваете беседу и звонит не вышестоящее должностное лицо);
  • запишите телефон позвонившего и договоритесь, что вы перезвоните ему в удобное для вас обоих время.

Ваш очный собеседник также увидит, что для беседы с ним вы откладываете другие дела. Этим вы подчеркнете, что относитесь к посетителю с уважением. Если вы прервете беседу разговорами по телефону, в большинстве случаев это может быть воспринято вашим очным собеседником негативно.

9. Держите рядом с телефоном ручку, бумагу или любое электронное устройство, с помощью которого вы сможете сохранить необходимую информацию (компьютер, смартфон и пр.) Чтобы не упускать важные детали разговора, приучите себя делать пометки по ходу беседы либо сразу после ее окончания. Во время беседы записывайте такие важные подробности, как новые имена, цифровые данные и основную информацию, которая потом может понадобиться вам или вашим коллегам и подчиненным.

10. Инициатива окончания разговора принадлежит либо звонившему или старшему из говорящих по социальному статусу или по возрасту. Очень важно вежливо закончить разговор. В случае необходимости срочно завершить разговор, лучше воспользоваться максимально вежливыми фразами: например, «Простите, что я вас прерываю, но я боюсь опоздать на заседание», «Очень приятно было с вами беседовать, но я обещал(а) перезвонить в другую организацию. Могу ли я позвонить вам позже?». Можно также сослаться на большую занятость, на необходимость завершить начатую работу. Предложения типа «Спасибо за звонок», «Приятно было с вами побеседовать» и т. п. помогут вежливо завершить беседу.

11. После окончания делового разговора потратьте несколько минут на анализ его содержания и стиля. Проанализируйте свои впечатления. Найдите уязвимые места в нем. Постарайтесь понять причину своих ошибок. Все это впоследствии поможет вам, сэкономить время, сократив длительность переговоров, а также понять и исправить возможные допущенные в телефонном общении ошибки, что весьма благоприятно отразится как на вашем имидже, так и на престиже вашей фирмы.


Мapина Алeксeeвна Измaйлoва – кандидат педагогических наук, доцент кафедры педагогики, психологии и культурологии Рoccийского университета кooпеpaции